2018/04/14
Contents
【効率化するべき仕事と効率化してはいけない仕事】
働き方改革の流れから、長時間労働を改善するために、業務の効率化や生産性の向上などの動きが、各社で進んでいます。
効率化できることは効率化し、そして生産性が向上し、長時間労働が改善されるのであれば、それは非常に嬉しいことです。
しかし、この動きの中で少し違和感を抱く場合があります。
それは、効率化することがふさわしくない仕事まで、効率化していこうとしていることです。
そこで今回は、効率化するべき仕事と、効率化してはいけない仕事を考えます。
【効率化するべき仕事】
まずは効率化するべき仕事を考えます。
【ＩＴを使って出来る仕事】
ＩＴを使って出来る仕事は、全て効率化するべきです。
そのための基本的なＩＴスキルは、仕事では確実に必要です。
例えば、
事務処理の時間を短縮するための、入力スキル
そして様々な資料などの作成をスムーズにするための、ＷｏｒｄやＥｘｃｅｌなどソフトに関するスキル
事務連絡を効率的に行うための、メールを有効に活用するスキル
また調べる時間を短縮するための、インターネットを検索するスキル
このようなＩＴスキルを活用して効率化できるものは、全て効率化します。
やはり、主には事務処理的な業務になります。
【会議・ミーティング】
会議やミーティングも効率化するべきです。
無駄な会議やミーティングが、非常に多いと感じています。
この会議は意味があるのかな？とか、なんでこのミーティングに私が参加しているの？などと感じるものは、全て効率化出来ます。
またそのように感じるものは、目的と目標が不明確な場合が多いです。
目的：何のために会議やミーティングを行うのか、目標：その会議やミーティングでどこまで決めるのか、を事前に確認しておく必要があります。
目的と目標が明確にならない場合は、会議やミーティングを行うこと自体が目的になっていたりします。
そんな会議やミーティングは無駄です。無くしてしまっても、何の影響もありません。
【効率化してはいけない仕事】
そして効率化してはいけない仕事を考えます。
【対話】
仕事を効率化するために、部下との対話や同僚との対話を、メールで行う人がいます。
しかしメールの文章で、お互いの気持ちや想いなどが伝わるものでしょうか。
悩みや困っていることの本質が、メールで分かるものでしょうか。
お互いの誤解は、このように対話が少ないことにより生まれます。
相手のことを、少ない対話の中で、想像で勝手に決めつけてしまいがちです。
これは事実と全く異なる場合があります。
判断する場合、決める場合は、想像に頼ることなく、相手と対話をして、事実を確認してからするべきです。
相手と向き合った対話は、非常に大切なことです。
対話は絶対に効率化してはいけない部分です。
【相談】
社内では部下からの相談、同僚からの相談、そして社外ではお客様からの相談など、色々な相談を受けることがあります。
社内の場合は、色々な問題や困っていることなどの相談が多く、社外の場合は、直接仕事につながる相談が多いです。
これも効率化してはいけません。
社内で相談を受ける場合は、場所と時間を取って、面と向かってじっくりと行います。
ここを効率化してしまうと、問題の把握が遅れ、結果対応も遅れ、問題が更に大きくなってしまいます。
社外からの相談の場合は、必ず現場に伺うべきです。
現場で現物を見て、現実を把握し理解したうえで相談を受けるべきです。
そうしないと、受けた相談に対して、的確なご提案が出来ません。
電話やメールのみで相談に対応すると、相手のニーズと全くズレた提案を行いがちです。そして結果、相手からの信頼を失うということにつながっていきます。
相談も絶対に効率化してはいけない部分です。
【人として効率化を考える】
このように人対人のコミュニケーションを通して、仕事を成り立たせる仕事については、効率化を慎重に考えていく必要があります。
そして私たちは、人間です。
会社や上司から仕事の効率化を求められた場合でも、人として違和感を抱く効率化があります。
その違和感を抱いた効率化は、してはいけない効率化です。
それは自分の感性や価値観に反する効率化です。
その人として感じる違和感は大切にして、その人としての違和感を判断基準にした効率化を進めていきましょう。
※効率化について参考になる本
たった1秒の最強スキル パソコン仕事が10倍速くなる80の方法
