「働く」ことを考える課

「働く」ことに悩んでいる人たちに、少しでも勇気や元気を持ってもらえるように、「働く」ことを前向きに、そして色々な視点で考えていきます。

良いミーティングとは、どのように行うのかを考える

time 2017/11/04

良いミーティングとは、どのように行うのかを考える
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「良いミーティングとは、どのように行うのかを考える」

 

チームで仕事を進めていくために、ミーティングを活用していくことは不可欠です。

そして良いミーティングは、良い結論を導き出します。

良い結論が出たら、それは仕事の成果につながっていきます。

今回は、その良いミーティングとは、どのように行っていくのかを考えていきます。

基本的な注意ポイントをまとめましたので、是非参考にしてみてください。

またご自身のミーティングに対する考え方や取り組み方も、この機会に振り返ってみてください。

 

【ミーティングの目的】

チームで仕事に取り組む場合、目的や目標の共有、進捗状況の確認などを行うために、定期的なミーティングを行います。

また個人で考えるよりも、複数人で話し合うことで、より良いアイデアを生み出すためにも、ミーティングを行います。

そして良いミーティングとは、ミーティングの最後に、参加者が合意した決定事項、そして参加者が約束した今後の計画が、具体的に決まっていることです。

つまり参加者全員が話し合って、これをやろう!という方向性が決まり、そして誰がいつ何をやるのかまで決まっていることが、良いミーティングです。

ミーティングを開催するときは、この良いミーティングをイメージして、組み立てを考えます。

 

 

※ミーティング 参考書籍

世界で一番やさしい会議の教科書(日経BP Next ICT選書)

プロフェッショナル・ミーティング

 

 

【「アジェンダ」の配布】

ミーティングの主催者は、参加者や関係者に「アジェンダ」と呼ばれる、ミーティングの予定表を、事前に配布します。

「アジェンダ」には、ミーティングの開催日時、参加者、開催目的、進行スケジュール等を記載します。

この「アジェンダ」の配布により、参加者はいつ、どこで、誰が、何のために集まって、どのような話し合いを行うのかが分かります。

そしてこの「アジェンダ」の配布により、参加者はミーティングに参加するための準備をすることが出来ます。

この主催者側と参加者側の事前の準備が整ってから実施するミーティングは、無駄のない、そして活発な議論が展開されるミーティングにつながります

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【ミーティングの場づくり】

場づくりとは雰囲気づくりのことです。

ミーティングで活発に議論を行うためには、良い雰囲気の中でミーティングを行う必要があります。

参加者がしかめっ面をしている堅苦しい雰囲気の中では、思考も停止しますし、もちろん活発な議論にはなりません。

参加者が笑顔で柔らかく和やかな雰囲気であれば、頭もドンドン回転しますし、議論も活性化していきます。

このように、活発な議論に誘導するためにも、この場づくりは非常に重要です。

場づくりが成功すると、極端な話しですが、主催者側が何もしなくても、その場が勝手に良いミーティングを作っていきます。

つまり良いミーティングとは、場づくりにかかっていますので、この場づくりはかなり優先度の高い項目になります。

 

 

※場づくり 参考書籍

ワークショップ・デザイン 知をつむぐ対話の場づくり (Facilitation skills) [ 堀公俊 ]

場づくりの教科書 [ 長田英史 ]

 

 

【Good & New(グッド&ニュー)】

具体的な場づくりの手段として「Good & New(グッド&ニュー)」を、ご案内します。

ミーティングが始まる前に参加者が、ここ24時間以内に自分の周りに起こった出来事で、「良かったこと」「楽しかったこと」「新しかったこと」などを一人ずつ発表します。

これを行うことで笑いも起こり、場は和やかな雰囲気になるとともに、参加者の発想が前向きに切り替わります。

是非、試してみてください。

 

 

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【議事録の作成】

議事録を作成していないミーティングを、時々見かけます。

議事録として記録の残らないミーティングは、はっきり言いますが、やっても無駄です。それだけ人の記憶はあいまいですし、記憶に頼ると確実にズレが生じます。

国会でも質問に対して、議事録を作成していないので分からない、記憶がないなど、最悪な答弁をされている方がいます。

やはりミーティングを行う際は、誰が何を言ったのか、そのミーティングで何が決まったのか、そして誰がいつ何を行うことが決まったのかなど、議事録として記録に残しておくことは、最低限として必要なことです。

そしてその議事録は、次のミーティングの「アジェンダ」の作成にも活用しますし、また次のミーティングの中での振り返りにも活用します。

また必要に応じて、関係者等に配布します。

そうすることで、全体の認識のズレや進捗の遅れなどの、防止にもつながります。

 

 

※議事録 参考書籍

7会社議事録の作り方<第2版> (【新・会社法実務問題シリーズ】)

 
[ポイント図解]報告書・レポート・議事録が面白いほど書ける本

 

 

【まとめ】

実際のミーティングの進行だけでなく、準備や場づくりなど実際のミーティングを支える周辺部分の大切さがご理解いただけたと思います。

せっかく複数の方に、お忙しい中時間を割いていただくので、より内容の濃い、効果的で効率的な良いミーティングになるように、準備を進めていきましょう。

そして良い結論を出して、仕事の成果につなげていきましょう。

 

 

お疲れ様でした!こちらでコーヒーブレイクを!!




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