「働く」ことを考える課

「働く」ことに悩んでいる人たちに、少しでも勇気や元気を持ってもらえるように、「働く」ことを前向きに、そして色々な視点で考えていきます。

仕事を効率化する方法を、自ら考えて動く

time 2017/12/29

仕事を効率化する方法を、自ら考えて動く

【仕事を効率化する方法を、自ら考えて動く】

 

働き方改革に取り組み始める企業が増え、特に残業が規制されるようになってきました。

しかし企業側は、ただ早く帰れ!というだけで、具体的な取り組み策は現場任せになっているのが現実です。

しかも企業側は、残業は減らせ!でも売上は上げろ!!と、大きな矛盾も投げかけてきます。

なかなか大変なことです。

そこで今回は、自分たちで出来る仕事の効率化の方法について考えます。

 

 

すごい効率化

 

 

【パソコンでのデータ保存方法】

仕事を効率的に進める人の特徴として、パソコン内部のデータの保存方法が非常に優れています。

あのデータはどこに保存していたっけ?と、データを探すのに結構時間がかかりませんか??

仕事の早い人は、資料の提出を求めると、あっという間に出してきます。

どのようにパソコンを使っているのか、ある人のパソコンを覗かせてもらいました。

まずデスクトップがスッキリしています。

結構、デスクトップにデータをそのまま保存しがちですが、その人は自分で分かりやすくフォルダー分けて、そこに保存しています。

またそのフォルダーの中を見てみると、更にフォルダーが細分化され、フォルダー名の前に「あいうえお」を付け、「あいうえお」順にきれいに並んでいました。

また別のフォルダーでは番号が付けられ、番号順に並んでいました。

「あいうえお」順の管理か、番号順の管理か、これは書類の内容で分けているそうです。

このようにデータを管理すると、確かにすぐに見つけることが出来ますね。

参考にさせていただきましょう。

 

 

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【分からないことを調べる方法】

仕事をする上で、色々と調べることが出てきます。

主にパソコンで検索したり、知っている人に聞いたりするかと思います。

これも仕事が早い人と遅い人では、時間のかかり方が違います。

仕事の早い人は、いきなり検索に入らず、知っている人に、まず大まかな概要などを確認しています。

そして仕事の全体像を把握した中で、何をどのように調べるのかを決めてから、パソコンで検索しています。

確かに全体像を把握しているのと、していないのとでは、その後の仕事の効率は全く変わってきます。

そして知っている人に、まず聞くということは、結構重要なことなのかも知れません。

全く無知な状態で、いきなり検索してみても、余計に分からなくなったりもします。本当に非効率ですね。

これも仕事を進めるうえで、参考にさせていただきましょう。

 

 

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【メールの対応方法】

今は、かなりメールのやり取りで仕事を進めることが多くなり、このメールの対応も仕事の効率化には大きく影響します。

 

以下のようなご経験はありませんでしょうか。

 

メールを送ったときに、すぐに返信のある人と、なかなか返信のない人がいます。

なかなか返信のない人には再度、こちらから同じ内容のメールを送らなければならず、相手も同じ内容のメールを再度、見なければならず、倍の時間がかかります。

 

そして、こちらから問いかけていることに、的確に答えてくれている人と、そうではない人がいます。

的確な答えが返信されてこないと再度、相手に不足している答えを問いかけなければならず、相手も不足している答えを調べなおして再度、送り返さなければならず、これは倍以上の時間がかかります。

 

そこで、こちらの要望通りに、相手に対応してもらうために、こちらのメールの書き方には工夫が必要です。

例えば、いつまでに、どの件について返事が必要なのかを、箇条書きなどで投げかけると、相手も分かりやすく答えやすいです。

メールを送るときも、相手視点が必要なのです。

もし、相手からの返信方法や返信内容がおかしいときは、自分の送ったメールの内容も確認してみましょう。

 

そしてメールは即対応が原則です。

メールが届いたら、まず内容を確認します。

そして相手は何を伝えたいのか、問いかけたいのか、どのような答えを求めているのかを、把握します。

そしてその場で返信する習慣を付けます。

その場で返信するということは、自分の判断力を高めるトレーニングにもなります。

また返信するのに、少し時間がかかる場合は、いつまでにお返事しますと返信し、相手に安心してもらうようにします。

そして忘れないように、手帳やToDoリストなどに入れておきます。

 

メールの対応ひとつで、かなりの時間短縮になります。

一日に何本ものメールに対応しなければならない状況の中で、これはかなり大きいポイントになります。

 

 

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

 

 

【タイムプレッシャーを自分にかける方法】

締め切りに追われている仕事というのは、何故かはかどります。

それだけプレッシャーがかかると、集中力が高まるのでしょう。

これを日ごろの仕事にも活用します。

何時までにこの仕事を終わらせると、常に仕事にタイムプレッシャーをかけていきます。

そして時計を見ながら、プレッシャーを感じながら、仕事を進めていくと、高い集中力の中で、効率的な仕事になります。

是非試してみてください。

 

面倒くさがりの僕が時間管理をやってみた。

 

 

【集中できる時間帯に仕事をする方法】

仕事に集中できる時間帯は、早朝の時間帯です。

仕事が早い人は、朝も早い傾向があります。

まだ他の社員が出社する前に、集中力が必要な仕事をしたり、その日の段取りをしたり、しています。

また早朝の時間帯は、電話もかかってきませんので、本当に集中できます。

更に夜の疲れた頭より、朝のスッキリした頭で考えた方が、より良いアイデアも生まれます。

早寝早起きは三文の徳なのです。

 

なぜ、あの人の仕事はいつも早く終わるのか? 最高のパフォーマンスを発揮する「超・集中状態」 (きずな出版)

 

 

【自ら考えて動く】

自分たちで出来る仕事を効率化する方法は、まだまだ他にも沢山あると思います。

先入観や前例にとらわれず、意識を変えて、色々と工夫していきましょう。

逆に、企業側は言うだけで何もやってくれませんので、自ら考えて動くしかないのです。

企業が言ってくることを良い機会だと思って、色々と取り組んでみましょう。

そして、自分の仕事を効率化できる環境を、自ら作っていきましょう。

 

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