「働く」ことを考える課

「働く」ことに悩んでいる人たちに、少しでも勇気や元気を持ってもらえるように、「働く」ことを前向きに、そして色々な視点で考えていきます。

案外出来ていないビジネスメールの基本的なマナー

time 2017/12/12

案外出来ていないビジネスメールの基本的なマナー

【案外出来ていないビジネスメールの基本的なマナー】

 

ビジネスでは、よくメールを活用します。

そしてメールは非常に便利で、気軽に使えるツールでもあります。

しかし、ビジネスメールの基本的なマナーを守られていないメールを、よく見かけます。

今回は、そのビジネスメールの基本的なマナーについて考えます。

 

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【メールは恐ろしいツール】

メールを受け取る側は、相手の仕事のレベルをメールで判断しています。

気軽に使えて、非常に便利なメールは、実は相手に自分の仕事のレベルを判断されてしまう、恐ろしいツールでもあるのです。

高いレベルと判断した相手には、また仕事を頼みたいと思いますし、一緒に仕事をしたいとも思います。

低いレベルと判断した相手には、その逆の気持ちが生まれます。

また、一度送ってしまえば、もう修正が出来ませんので、慎重に送るようにしましょう。

そして判断されることの多くは、実はビジネスメールの基本的なマナーの部分だったりします。

 

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【件名の書き方】

件名に、「〇〇社の××と申します」とか、「いつもお世話になっております」などと書かれているメールを、時々見かけます。

しかし件名は、一目でそのメールの用件をお知らせするものですので、一言で用件を集約させた言葉を書くようにします。

例えば

「商品の御見積書のご送付」

「プロジェクトの打ち合わせのお願い」

などと書いて送ると、相手も「あー、あの件か」と思ってメールを開いていただけます。

この件名の書き方で、相手もメールを見逃すリスクも減り、またメールの内容の理解も深まります。

 

【宛名の書き方】

時々宛名の無いメールをいただきますが、大変に失礼だと感じます。

また宛名が間違っているメールも時々いただきますが、これも失礼だと感じます。

宛名は、会社名、部署、役職、名前(フルネーム)を書くのが基本です。

個人に送る場合は

「ABC商事株式会社

 営業部 部長

 山田 太郎 様」

と書きます。

よく名前を、名字だけで送ってこられる場合がありますが、親しい間柄になるまでは、それは控えましょう。

 

【書き出し】

ビジネスでのメールの書き出しは

「お世話になっております。

 株式会社XYZの田中でございます。」

の書き方が基本です。

 

初めてに送る相手の場合は

「お世話になっております。

 株式会社XYZの田中と申します。

 今回は、〇〇の件で初めてメールをさせていただきました。」

とか、

 

久しぶりに送る場合は

「お世話になっております。

 株式会社XYZの田中でございます。

 すっかりご無沙汰しており、大変に失礼しております。

 お変わりはございませんか。」

などの、工夫も必要です。

 

【締め】

そしてメールの締めも注意したいです。

用件だけ記載し、終わっているメールは非常に冷たく感じます。

必ず最後は

「お手数ですが、ご検討いただきますよう、どうぞよろしくお願いいたします。」

「以上、ご確認のほど、どうぞよろしくお願いいたします。」

「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」

などで締めます。

 

【署名の活用】

ビジネスでは署名を入れるのは基本です。

必ず設定しておきましょう。

また署名は個性を出せるところでもありますので、少し凝ってみても良いかも知れません。

署名は、自分の名刺に書かれている内容を書きます。

「株式会社XYZ

 営業部 第一営業課

 田中 次郎

 E-mailtanaka@xyz.co.jp

 住所:〒111-2222 東京都東京区東京町1丁目11

 TEL03-1111-2222

 FAX03-1111-2223

 

【クッション言葉の活用】

事務的にならないように、事務連絡をするために、クッション言葉を有効に活用しましょう。

クッション言葉とは、「恐れ入りますが」「お手数ですが」「ご面倒ですが」など、文章の前に入れる言葉です。

 

例えば、以下の違いをご確認ください。

 

「資料をお送りください。」

「大変にお手数ですが、資料をお送りくださいませ。」

 

「〇〇の件について教えていただけますでしょうか。」

「ご面倒をお掛けしますが、〇〇の件につきまして、ご教授頂けると幸いです。」

 

クッション言葉を入れると、あとの文面まで丁寧になってきます。

 

【おわりに】 

今回は、本当に基本的なところだけですが、案外出来ていない人がいます。

ベテラン社員で出来ていない人もいます。

特にベテラン社員の場合は、若手に指導する立場でもありますので、本当に注意して欲しいと思います。

「今の若者は・・」なんて、決して言えませんよ。

この機会に、ご自身のメールの内容を、是非振り返ってみてください。

 

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