「働く」ことを考える課

「働く」ことに悩んでいる人たちに、少しでも勇気や元気を持ってもらえるように、「働く」ことを前向きに、そして色々な視点で考えていきます。

メールは、自分の人柄までも相手に伝えます!

time 2017/12/17

メールは、自分の人柄までも相手に伝えます!

【メールは、自分の人柄までも相手に伝えます!】

 

私には、一日に何本もメールが届きます。

そして、そのメールの送り方は、本当に人それぞれだなと、毎回感じます。

そして、そのメールを見て、メールはその送り主の人柄を、本当によく表しているなとも感じます。

 

メールは気軽に送ることが出来きますが、実は自分の人柄までも相手に伝えてしまう、非常に恐ろしいツールでもあるのです。

 本当に意識しておかなければ、ただのメール一つが、相手に信頼を与える場合も、逆に信頼を失う場合もあります。

メールは、本当に意識して、慎重に送りましょう。

そしてこの機会に、ご自身のメールの送り方について、改めて振り返っておきましょう。

 

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【メールは事務連絡で使用するツール】

まずメールは、事務連絡に使用するもので、決して自分の想いや感情、気持ちなどを伝えるものではありません。

メールで想いや感情、気持ちなどを伝えようとすると、かえって誤解が生まれます。

 

私もこれで失敗をしました。

当時の上司に、その時の業務に対して、思いっきり想いを込めたメールを送ったことがあります。

しかし上司には、私が上司に反発しているような誤解を与えてしまいました。

そしてその誤解はしばらく解けず、結構な期間、その上司とは関係性が崩れてしまい、仕事が非常にやりにくくなりました。

 

相手に、自分の思いや感情、気持ちなどは、直接お会いして伝えるか、少なくても電話を使って、言葉で伝えるべきことです。

メールとは、あくまでも事務連絡をするツールとの認識を持っておきましょう。

 

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【事務連絡を事務的に送らない】

メールは事務連絡用のツールですが、事務的な送り方をすると、ものすごく冷たい印象を受けます。

 

事例で、事務的な送り方をBeforeと、Afterで、考えてみましょう。

 

Before

「〇〇の件で、お伺いしたく連絡しました。

 ×月△日のご予定はいかがでしょうか。」

After

「〇〇につきまして、是非ご意見などお聞きできればと思い、ご連絡いたしました。

 一度お目にかかりたいと存じますが、×月△日のご予定などいかがでしょうか。」

 

Before

「ご依頼の御見積書を、〇月×日までにお送りします。

 少々お時間をくださいませ。」

After

「ご依頼の御見積書は、これから金額等検討させていただきますので、〇月×日までお時間をいただけたらと存じます。

 お待たせしまして大変に恐縮ですが、少々お待ちくださいませ。」

 

少し意識して、丁寧に書くだけで、内容は同じでも印象は大分変わりますね。

是非、メールを送る際の参考にしてください。

 

メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルール

 

 

【受け取る立場でメールの内容を確認する】

説明が不足しており、改めてこちらから確認しなければならないようなメールは、イラっとします。

 

メールの送信ボタンを押す前に、受け取る側の立場に立って、今一度、そのメールを読み返してみてください。

そして以下の視点で、メールの内容を確認してみてください。

 

・簡潔に伝えたい内容が記載されているか

・こちらが確認したいことが記載されているか

・返信をいただく場合は期限が書かれているか

・自分がメールの相手だったら、メールの内容を理解できるか

・このメールの内容で、相手がこちらの思う通りの行動をしてもらえるか

 

また複数の内容を伝えたり、確認したりしなければならないときは、文章と箇条書きをうまく使い分けましょう。

これも相手視点で、見やすいか、読みやすいかを、意識しましょう。

 

イラッとされないビジネスメール 正解 不正解

 

 

【いただいたメールはすぐに返信する】

自分がいただいたメールは、すぐに返信します。

 

メールの返信を、後に回すと、ほぼ忘れます。

忘れないように、その場ですぐに返信することを意識しておきましょう。

 

またその場ですぐに返信するということは、その場で考え判断しているということです。

このその場で判断するという習慣をつけておくと、その他の仕事での判断力も高まります。

これは自分の仕事の質を高めることにもつながります。

 

そして受け取る側も、スピーディーな返信には、安心を感じます。

そしてスピーディーな相手には、信頼を感じます。

 

すぐに返信することは、自分が忘れない、自分の判断力が高まる、相手に信頼と安心を感じていただけるなど、いいことずくめです。

 

伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則 (アスカビジネス)

 

 

【おわりに】

今回取り上げた、メールの対応方法は、全く難しいことではありません。

自分の意識次第で、どうにでも出来ることです。

 

メールは、自分の人柄までも相手に伝えます。

是非、良い印象をもっていただけるように、メールを活用していきたいですね。

 

 

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