「働く」ことを考える課

「働く」ことに悩んでいる人たちに、少しでも勇気や元気を持ってもらえるように、「働く」ことを前向きに、そして色々な視点で考えていきます。

質の高い会議を行うために必要な、ファシリテーター

time 2017/12/20

質の高い会議を行うために必要な、ファシリテーター

【質の高い会議を行うために必要な、ファシリテーター】

 

質の高い会議とは、活性化した議論の中で、良い結論が出る会議のことです。

良い結論とは、会議の参加者全員が決定事項に合意し、そして行動することにコミットしている状態を指します。

この良い結論に持っていくために、リーダーにはファシリテーターとしてのスキルが求められます。

 

今回は質の高い会議を行うための、ファシリテーターのスキルについて考えていきます。

 
ザ・ファシリテーター

 

 

【ファシリテーターの意味】

ファシリテーターとは、ファシリテーションの役割を担う人のことを言います。

 

ファシリテーションとは、単なる会議の進行ではなく、より議論を活性化させ、目的や目標の達成のために、その場をチームとして機能させていくことです。

 

ファシリテーションについては、 ファシリテーションとは?その意味について考える でご説明していますので、そちらをご確認ください。

 

【ファシリテーターの事前準備 アジェンダ】

ファシリテーターの必要な事前準備として、アジェンダの作成が非常に大切です。

アジェンダとは、行動計画とか予定表などの意味を持ちます。

 

ファシリテーターは、事前にアジェンダを作成し、関係者や参加者に事前に配布します。

 

今回は一つの例として、ある部門の売上ダウンについて行う会議のアジェンダを紹介します。

 

テーマ:A部門の売上ダウンについて

日時:10月10日10:00~12:00

場所:第5会議室

参加者:営業部長、営業課長、A部門長、A部門マネージャー、A部門メンバー

ファシリテーター:営業企画課長

目的:A部門の売上ダウンの要因を分析し、売上アップにつながる対策を樹立する

目標:売上アップのための対策を立案し、具体的な行動計画に落とし込む

タイムスケジュール:

10:00~10:20:A部門長より、A部門の現状を発表

10:20~10:30:A部門マネージャーとA部門メンバーより、部門課題の発表

10:30~11:00:売上ダウンの要因分析

11:00~11:30:売上アップのための対策立案

11:30~11:50:行動計画作成

11:50~12:00:A部門の3名から決意表明、まとめ

持参物:A部門は必要な資料を持参すること

事前準備:A部門は会議の2日前までに、当日の発表資料を参加者に提出

参加者は事前に資料に目を通し、自分の意見を持ってから参加

 

ここまで作成しておけば、ファシリテーターも当日の会議を、具体的にイメージすることが出来、スムーズなファシリテーションにつながります。

また参加者も、事前に会議の内容が分かり、準備を整えたうえで参加することが出来ます。

 

目的も目標も不明な会議が良く行われています。

これらの会議は、会議を行うこと自体が目的となり、意味のない議論がされています。

非常に残念なことですが、このように、本当に無駄な会議が多いと感じています。

その多くは、アジェンダが存在していないことから起こることです。

 

【ファシリテーターの基本行動】

    アジェンダに沿って会議を進めます。話しが逸れたら、アジェンダに戻ります。

    参加している一人ひとりに、偏りが出ないように議論を促します。そのために全体の発言状況を、よく見ておきます。

    声の大きな人や影響力のある人などの意見に、会議が流されないように冷静に会議を進行します。

    感情や攻撃、議論の勝ち負けなどに至らないように、議論には論理性を重視するように促す。

    アジェンダの時間を守る。原則、会議時間は延長しない。結論が出ない場合は、次に持ち越しとする。

    必要に応じて、書記やタイムキーパーなどの役割を、参加者に与える。

    会議中に、アジェンダを飛び越えるような良い意見などが出た場合は、アジェンダそのものを見直す。

    参加者同士のチームワークを重視する。議論を戦わせても、決定事項は全員が笑顔で受け入れられるようにする。

 

【ファシリテーターとして必要なスキル】

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【ホワイトボードを活用する】

会議では、目で出てきた意見をビジュアル化し、話しの全体像が分かるようにするために、ホワイトボードを活用します。

議論を要約しながら、キーワードをホワイトボードに書いていきます。

そしてキーワードの関連性などを線でつないだり、また重要なキーワードはマーカイの色を変えたり、四角で囲ったりして、より分かりやすくします。

 

【議論を要約する】

議論が白熱してくると、皆さん色々と言いたいことを言ってきます。

これはこれで、活発な議論がされている良い会議ではあります。

ここでは、その議論を要約していくことが必要です。

「つまり、それは〇〇ということですね。」

と、議論を一言から二言程度でまとめてあげてください。

そうすると、発言した人も考え方を整理することが出来ます。

 

【合いの手を入れる】

議論を活性化させるために、気の利いた合いの手を入れていくことが、効果的です。

「なるほど」とか「するどい」「良い意見ですね」などの、ちょっとした合いの手が入ると、参加者も気分よく話しをするようになります。

これも少し意識しておきましょう。

 

【フレームワークを活用する】

議論を活性化するために、様々なフレームワークが存在します。

私はよく、KJ法を使います。

このフレームワークを知っておくことで、議論を円滑に進めることが出来ます。

これは、インターネットや本などで沢山紹介されていますので、是非確認してみてください。

 

ファシリテーターの道具箱―組織の問題解決に使えるパワーツール49

 

 

【イメージトレーニングを行う】

会議に入る前は、アジェンダに基づき、必ずイメージトレーニングをしてください。

しっかりイメージして会議を行うのと、ぶっつけ本番とでは、全く会議の進め方が変わってきます。

時間の無い時は、5分でも結構です。

 

【おわりに】

後は、どれだけ経験するかです。

出来るだけの場数を踏んで、より質の高い会議となるように、ファシリテーターのスキルを磨いてもらいたいと思います。

リーダーの皆さん、頑張っていきましょう!

 

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