「働く」ことを考える課

「働く」ことに悩んでいる人たちに、少しでも勇気や元気を持ってもらえるように、「働く」ことを前向きに、そして色々な視点で考えていきます。

誤字脱字など、仕事での「間違い」について考える

time 2019/02/09

誤字脱字など、仕事での「間違い」について考える
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【誤字脱字など、仕事での「間違い」について考える】

【「間違い」のなんと多いことか!】

仕事では、様々な書類を作成する機会があります。

また、電子メールなど、文章でコミュニケーションを図る機会も、増えてきました。

実際に、たくさんの書類を見ますし、たくさんのメールをいただきます。

そのような中で、誤字や脱字、数字の間違いなど、中身の内容以前の問題が、なんと多いことか、本当に実感しています。

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【「間違い」で困るのは相手側】

そして、間違った書類やメールで困るのは、その書類やメールをもらう相手側です。

相手側は、間違いに気付くと、修正の連絡をしなければならないですし、さらに修正には時間もかかります。

また、その書類が、相手側の社内に回る書類であれば、書類が遅れることなどを社内に、報告しなければなりません。

など、相当に相手側に負担をかけます、

つまり、困るのは相手側なのです。

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【情報の「間違い」は大問題につながる】

そして、間違いに気付けば良いのですが、もし気付かなかったとしたら、間違った情報で、議論をしたり、判断をしたりすることになります。

そして、間違った手を打つことにつながり、大きな問題に発展してしまうかも知れないのです。

政府の様々な統計調査でも、非常に大きな問題になっていますよね。

この統計調査の問題は、単なるミスではないので、非常に問題は深刻ですが・・

書類を提出する、メールで情報を提供する、などという場合は、ここまでのことを意識し、慎重に作成をしたいのです。

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【「間違い」は不安と不信につながる】

また、間違いの多い人は決まっており、なかなか直りません。

いつも間違います。

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そのような人から書類が届くと、まず不安を感じ、必ず見返します。

そして、そのような人は、なかなか信頼が出来なくなります。

逆に、間違いの少ない人も決まっています。

このような人から書類が届くと、見返しはするものの、安心して見返しをします。

たまに、このような人が間違えていたとしても、本当に少しの間違いです。

ここで、その人の人間性が、本当に分かってしまいます。

本当に注意をしたいことです。

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【「間違い」を減らす心がけや工夫】

人間なので、誰しも間違います。

そして、ミスや失敗をします。

しかし、心がけや工夫で、間違いやミス、失敗は減らすことが出来ます。

ここからは、その心がけや工夫について、考えてみます。

【常に「謙虚さ」を持つ】

あなたは、

「俺は間違わない」

「私は完璧」

「自分は正しい」

などという、とんでもない、勘違いをしていませんか。

時々、このような勘違いをしている人と、巡り合います。

このような勘違いをしている人は、自分の間違いを認めたがらないですし、間違っていたとしても、謝ることをしません。

そもそも、自分は間違わないと思っているのですから、自分が作成した書類が、間違っているとは思いもしないのです。

非常に、厄介です。

自分に自信があるのは結構です。

しかし、自信が慢心になってはいけません。

常に、

「自分は人間だ」

「人間は誰しも、間違うし、失敗もする」

「つまり、自分も人間なのだかから、間違うし、失敗もする」

という、「謙虚さ」を持っておきたいものです。

また、この心がけがあるだけで、謙虚に自分の作成した書類などを見返しますので、かなり間違いに気付く確率が高まります。

「謙虚さ」を失うと、自分の作成した書類やメールなどを、見返さなくなります。

慢心している人の傾向とも言えます。

そして、間違いが多くなるのです。

やはり、謙虚になって、必ず見返すことの大切さを感じます。

【「ひと手間」入れて見返す】

そして、見返し方ですが、ただ、目で追っていただけでは、なかなか間違いに気付きません。

文章なら、指差しをしながら文章を追う、数字なら、一つひとつペンなどでチェックを入れていくなど、「ひと手間」を入れた見返し方をすると、かなり間違いに気付く確率が高まります。

そして、残念ながら、自分って本当に間違いが多いんだな、という嫌な気付きも生まれます。

是非、文章や文字は、指差しやペンでのチェックなど、「ひと手間」を入れた、見返しを実行していきましょう。

【「ダブルチェック」の落とし穴】

よく、書類の間違いを防ぐ対策として、「ダブルチェックをする」ということが挙げられます。

しかし、この「ダブルチェック」には、大きな落とし穴があると思っています。

ダブルチェックは、二人の人間が、二人の目で、チェックをすることです。

つまり、これも二人の、人間が行うことなのです。

また、冒頭で、間違いが多い人は決まっていると、お伝えしました。

もし、この「ダブルチェック」を、間違いが多い人二人が行ったら、どうなるでしょう。

当然、間違いの多い、「ダブルチェック」になってしまいます。

「ダブルチェック」の意味がありません。

つまり、この「ダブルチェック」をするなら、しっかりとチェックの出来る人間を、配置しなければ、間違いを防ぐ対策にはならないのです。

「ダブルチェックをする」

「配置する人員は、事務処理のエキスパートの〇〇さん、△△さん、にする」

というところまで、考えておかなければ、対策にはならないのです。

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【「間違い」は即、謝罪し修正】

色々な心がけや工夫をしたとしても、人間である以上、間違いは完全には無くせません。

必ず、間違いは発生します。

その場合は、すぐに謝罪して、早急に修正します。

残念ながら、すぐに、素直に謝罪できない人もいます。

間違えているという事実があるのですから、ここは素直にお詫びしましょう。

間違いに、何の言い訳も通用しません。

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【「間違い」はお互い様】

相手の間違いについて、正論を振りかざしながら、その間違いを、コテンパンに追及する人もいます。

確かに、間違いはダメなことです。

しかし、そこまで、厳しく追及してしまうと、あなた自身を見られることになります。

「あなたは、間違いませんか?」と。

そして、周りの人たちは、間違えた人よりも、そこまで追求するあなたの人間性を疑うようになります。

さらに、今後、もしあなたが間違いをした場合、誰もあなたをフォローしてくれなくなります。

間違いはダメなことなのですが、もし間違いが起きたとしたら、そこはお互い様なのです。

間違いは、お互い人間として、大人としての対応をしていく問題なのです。

間違いは、お互い様なのです。

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