「働く」ことを考える課

「働く」ことに悩んでいる人たちに、少しでも勇気や元気を持ってもらえるように、「働く」ことを前向きに、そして色々な視点で考えていきます。

働き方改革に必要なタイムマネジメントのスキル

time 2018/02/16

働き方改革に必要なタイムマネジメントのスキル
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【働き方改革に必要なタイムマネジメントのスキル】

 

【タイムマネジメントのスキル】

時間外の多い人と少ない人の仕事の進め方を見てみると、時間の使い方にかなりの差があることが分かります。

この自分の仕事の時間を管理するという意味で、タイムマネジメントという言葉を使います。

時間外の少ない人は、タイムマネジメントのスキルが高いと言えます。

自分の仕事の時間管理がしっかりと出来ています。

タイムマネジメントのスキルが高いと、ワークライフバランスも保てますし、自然と生産性も高まり、会社の収益への貢献にもつながります。

つまり働き方改革は、個人のタイムマネジメントのスキルが大きな要素を占めているということです。

 

そしてタイムマネジメントでは、レギュラーな仕事とイレギュラーな仕事とを、優先順位を考えながら、どのように折り合いを付けていくかが、大きなポイントと言えます。

 そこで今回は、一つの事例を使って、タイムマネジメントについて考えていきましょう。

 

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【タイムマネジメントの事例】

Aさんは営業事務として、医療機器卸会社の営業1課で働いています。

その日のAさんは、かなり仕事が詰まっていました。

その状態のAさんに、Y課長から緊急で重要度の高い仕事の指示を受けました。

Aさんは、スケジュールを組み直さなければならなくなりました。

どのように組み直せば良いのか、考えてみましょう。

 

勤務時間:9:00~18:00(昼休憩1時間)

※昼休憩は必ず1時間取ります。

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※残業は一切できないので、定時間の8時間の稼働時間で考えます。

 

    営業担当のK先輩から、昨日頼まれたZ社への商品提案資料の作成の期日が本日まで。明日の午前中にはプレゼンの練習をするらしく、明日の朝一には資料をお渡しすることになっている。作業時間は1.5時間。

    そして提案資料を作成するにあたって、K先輩が本日再度Z社を訪問することになっており、そこに同行させていただく予定。13時外出予定で、移動時間含めて2時間の予定。

    印刷会社のY社が、当社に新しいカタログの提案に来社する予定。S先輩から同席するように頼まれている。来社時間は11時で、1時間の打ち合わせを予定している。

    Y社にこちらからも要望を伝えるために、Sさんと事前に打ち合わせをする予定。事前打ち合わせも1時間を予定している。

    Y社の提案内容を、後日部長に伝えるため、自分なりの見解を資料にまとめるように指示を受けている。すぐに作成しないと忘れるので、出来れば本日中に作成したい。1時間でまとめるつもりである。

    同期のNさんから、過去の契約書の整理を今日したいので、空いた時間に声をかけてと言われている。おそらくあの量の契約書を整理であれば、1時間程度だろう。

    会社で働き方改革に取り組んでおり、毎日の作業日報を退社までに提出しなければならない。その作業時間が0.5時間。

    そしてY課長から、「明日の朝一で、急に社長との打ち合わせが入った。そのための資料を今日中に作成して欲しい。」と指示を受けた。作業時間は2時間かかる。

この①から⑧をよく読んで、Aさんの一日のスケジュールを組み直してみてください。

それぞれに書かれている時間のみを考慮し、スケジュール変更に伴う時間変更の交渉などは考慮しなくても構いません。

 

ちなみに当初Aさんが考えていたスケジュールは、以下の通りです。

9:00~10:00:Nさんと契約書の整理

10:00~11:00:S先輩と打ち合わせ

11:00~12:00:Y社と打ち合わせ

12:00~13:00:昼休憩、同期のNさんと美味しいラーメンを食べよう!

13:00~15:00:Z社訪問

15:00~16:00:Y社の資料作成

16:00~17:30:Z社の提案資料作成

17:30~18:00:作業日報の作成

 

さ~て、みんなで考えよう! 

 

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【業務の優先順位を考える】

業務の優先順位を考えて、スケジュールを組み直します。

この優先順位が、タイムマネジメントでは非常に重要なポイントとなります。

【優先順位1】

動かせない予定をスケジュールに組み入れます。

今回の事例では、②のZ社への訪問と、③のY社との打ち合わせです。

これは外せません。

【優先順位2】

期日が近く重要度の高い業務、もしくは重要度は低いが緊急度の高い業務を考えます。

今回の事例では、①のZ社への提案資料の作成、④のS先輩との打ち合わせです。

こちらは本日中に、もしくはその時間までに実施しなければならない業務です。

また⑦の作業日報の作成も、提出期限が決められているので、本日中に行わなければなりません。

【優先順位3】

重要度は高いが緊急度の低い仕事を考えます。

今回の事例では、⑤のY社の資料作成です。

重要度は高いですが、本日中でなくても構わない業務です。出来れば本日中に実施したいことではありますが・・

【優先順位4】

最後に変更しても問題のない業務を考えます。

今回の事例では、⑥の同期のNさんからの依頼は、別の日に実施しても全く問題はありません。

 

いかがでしょうか。

上記の優先順位の3と4の作業を翌日以降に回すことで、Y課長から指示を受けた業務の時間が作り出すことが出来ました。

 

ドラッカーの時間管理術

 

 【まとめ】

常に仕事にはイレギュラーが発生します。

常に優先順位を考えて、計画を組み替えることで、タイムマネジメントのスキルが高まっていきます。

そして生産性の高い仕事につながっていきます。

 

またタイムマネジメントのスキルは、意識すれば誰でも高められるスキルでもあります。

あなたの意識次第なのです。

タイムマネジメントのスキルを高めて、働き方改革を推進していきましょう。

 

頑張っていきましょう!

人生はタイム・マネジメントで変わる! タイム・マネジメント基礎編

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